Freelo recenze: Kam se za posledních 5 let posunul nejdoporučovanější český nástroj na týmovou komunikaci?

Freelo, online aplikaci, která pomáhá týmům efektivně komunikovat a organizovat práci, jsme už jednou recenzovali. Tehdy si autor, Jiří Filip, stěžoval na nižší rychlost a horší ovládání mobilní aplikace, ale celkově z toho Freelo vyšlo dobře. Všimli jsme si, že se od té doby situace změnila – přibyly funkce (např. Timeline, Mind mapa a vazby mezi úkoly), rozrostl se počet uživatelů (z 11 000+ na 83 000+) i lidí, kteří na appce pracují (ze 3 na 30). Proto se do recenze pouštíme znovu. Tentokrát pohledem nových členů redakce.

Obrázek 1: Freelo má přehledný a čistý design.

Představujeme efektivní komunikaci nad projekty 

Freelo je multiplatformní aplikace, která funguje na cloudu. Díky tomu dostanete stejný obsah, ať ji otevřete kdekoliv. My s Freelem nejčastěji pracujeme ve webovém prohlížeči. Také jde Freelo „připíchnout“ do Docu (ve Windowsech na lištu) jako desktop aplikace, tzv. PWA. Na cestách a v terénu nás zachraňuje iOS nebo Android mobilní aplikace.

Intuitivní použití

Po prvním přihlášení dostanete krátké intro, ve kterém se na cvičném projektu naučíte ovládat základní funkce. Půjde to rychle, ať už jste začátečník nebo pokročilý projektový manažer, protože Freelo je hodně intuitivní. Na uživatelské rozhraní si snadno zvyknete.

Obrázek 2: Ke snadnější orientaci přispívají například ikonky u jednotlivých akcí.  

Nadstandardní zákaznická podpora

Abyste co nejdříve začali Freelo použivat naplno a podle vašich potřeb, bude vám k ruce zákaznická podpora. Formou webinářů, návodů v Nápovědě i napřímo každý všední den od 9 do 16 hodin prostřednictvím telefonu, e-mailu a chatu. 

Noví členové redakce se s Freelem naučili překvapivě hladce. Asi není náhoda, že Freelo dostalo od G2, největšího a nejdůvěryhodnějšího srovnávače softwaru, odznak „Easiest To Use SPRING 2023“.

Jazykové mutace

Týmy, ve kterých všichni nevládnou angličtinou, zbystřete. Aplikace i veškeré návody k ní jsou zpracované v češtině. Vícejazyčným týmům naopak půjde k duhu, že Freelo lze přepnout do několika světových jazyků, konkrétně do slovenštiny, angličtiny, španělštiny, rumunštiny a dalších. 

Připravená řešení

Přímo na webu Freela najdete ukázky konkrétního využití nástroje v různých situacích. Tipy se zaměřují na malé a střední firmy (agentury, e-shopy, účetní a výrobní firmy) a obecní samosprávy, ale snadno se z nich inspirují i jinak zaměřené týmy. Jak Freelo používáme my v redakci, ukážeme níže. 

Freelo reaguje na poptávku 

Sami uživatelé navrhují nové funkce a hlasují o nich. Které funkce přibyly za poslední roky? 

Úkoly zobrazuje podle vašeho gusta

K běžným zobrazením úkolů jako je řádkové, tabulkové, kanban a kalendář přibyly dvě nové. 

První pohled rozzářil oči kreativnějším duším. Jmenuje se Mind mapa a skutečně umožňuje úkoly vytvářet a napojovat na sebe jako v myšlenkové mapě. Celý projekt tak rozkouskujete do menších částí, což usnadňuje orientaci v něm. Taky se hodí, když potřebujete někomu méně zasvěcenému vysvětlit komplexitu úkolu. 

Obrázek 3: Zobrazení projektu jako Mind mapy.

Novinkou letošního roku je zobrazení Timeline, které se inspiruje Ganttovým diagramem. Je ideální pro projekty, kde na sebe úkoly navazují. 

Například migrace webu. Na výběr hostingu navazuje back up současného webu, na to design nového webu a migrace obsahu a na to testování. Jen těžko nějaký krok přeskočíte. Ať už v Timeline, nebo v jiném zobrazení propojujte úkoly vazbami. Související a Je duplikát najdete od tarifu Team výše. Blokaci (Blokuje a Je blokován) až v Businessu. Podrobnostem o tarifech se budeme ještě věnovat. 

Obrázek 4: Zobrazení projektu jako Timeline.

Každý zakladatel projektu si na začátku volí takové zobrazení úkolů, které vyhovuje jemu nebo povaze projektu. Na již výše zmíněnou migraci webu jsme použili Timeline. Obsah plánujeme v klasickém kanbanu, na který jsme byli zvyklí v Trellu. Mezi zobrazeními lze přepínat a na jeden projekt nemusí všichni v týmu používat to stejné. 

Obrázek 5: Úkoly v projektu jako kanban.

Nahrávání hlasových zpráv a obrazovky

Když jsme během covidu museli zůstat doma, kromě dalších nepříjemností jsme zaznamenali specifický problém. V kanceláři jsme byli zvyklí, že když jsme nevěděli, jak se něco na počítači dělá, nebo chtěli něco ukázat, prostě jsme na sebe houkli a sešli se u jednoho monitoru. Jenže to na dálku nešlo. Vypisovat to do mailu bylo na hodinu a volat si se sdílením obrazovky ne vždy šlo, když každý pracoval v trochu jiné časy. 

Nahrávání hlasovek a obrazovky přímo k úkolům to geniálně vyřešilo. Jestli obrázek řekne tisíc slov, kolik jich řekne video? A jako bonus se na to video podíváte kdykoliv a nevyruší vás od soustředěné práce na článku. 

Obrázek 6: Nahrání obrazovky a hlasu do komentáře minimalizuje nutnost videohovorů.

Hodinová sazba a fakturace

Protože spolupracujeme i s externisty, kteří jsou placení hodinově, využíváme funkci Timetracking. Měří čas přímo strávený na úkolech a násobí ho hodinovkou. Externista si na konci měsíce vygeneruje fakturu na pár kliknutí, protože Freelo nabízí integrace s nejčastějšími fakturačními systémy jako Fakturoid, Vyfakturuj a iDoklad. A šéfredaktor má neustále k dispozici přehled, kolik času a peněz do článku investoval, aby si později vyhodnotil, zda se to vyplatilo.

Obrázek 7: Přehled odpracovaných hodin v týmu.

Jak Freelo pomáhá v online redakci

Pojďme se podívat na Freelo prakticky. Ukážeme vám, jak s Freelem fungujeme u nás v redakci. 

• Freelo usnadňuje onboarding nováčků

Nástup nového člověka a jeho zaučení je náročné pro nováčka samotného, pro nadřízeného i pro celý tým. Proto se snažíme proces maximálně zjednodušit a urychlit, aby nový kolega začal co nejdříve opravdu pracovat. Freelo je v tomhle pro nás neodmyslitelný pomocník. Jakmile jsme jednou vytvořili checklist se všemi náležitostmi, ušetříme spoustu času. Když je potřeba, jen ho zduplikujeme, případně doupravíme na míru pozici a onboarding může začít. 

Nováček má hned od prvního dne založený projekt s názvem „Onboarding – jeho jméno“, kde má od kolegů nachystané vše, co bude v prvních dnech potřebovat. Od návodů k firemním procesům, přes instruktáž o pravidlech komunikace po představení týmu. Díky tomu, že má vše na jednom místě a že ve Freelu funguje fulltextové vyhledávání, se sníží počet dotazů v období zaučování na minimum. 

Obrázek 8: Onboardingový projekt pro nováčka.

Obrázek 9: Taková šablona čeká na novou redakční posilu v jeho onboardingovém projektu. 

• Spolupracuje i s lidmi mimo Freelo 

Zní to všechno moc hezky, ale co když potřebujete spolupracovat s externisty, kteří Freelo nemají, ptáte se? Ani to není komplikace. Jednak Freelo neúčtuje podle počtu lidí přizvaných do týmu (kromě tarifu Business), takže je směle zapojte. Pokud to ani tak nedává smysl, je možné vygenerovat unikátní URL adresu To-Do listu (úkolu, podúkolu, poznámky), kterou jim dáte, a budete si úkoly z Freela zadávat přes e-mail. Takto lze napojit třeba i poptávkový formulář z webu. 

• Freelo nám udělalo jasno v týmu

Dřív jsme si práci organizovali, jak se dalo. Někdo jen na papíře. Proběhly snahy o sdílené dokumenty. Pak jsme zkoušeli držet redakční plán v Trellu. Ale všechno mělo své mouchy a často se stávalo, že pravá ruka redakce nevěděla, co dělá levá. 

Ve Freelu tohle nehrozí. Na začátku jsme na sebe museli být přísní a fakt tam všechno zadávat. Ale po chvíli jsme si zvykli. Teď na pár kliknutí zjistíme, kdo na čem pracuje, jaké články jsou rozepsané a co se bude kdy publikovat na sockách.  

Obrázek 10: Díky štítkům snadno vyfiltrujeme, které články jsou rozpracované.

• Freelo se obousměrně synchronizuje s Google kalendářem

Pokusy o organizaci v jiných nástrojích ztroskotávaly na tom, že jsme tam věci museli zpětně dopisovat. Třeba když jsme měli s někým schůzku, museli jsme ji dát zvlášť do kalendáře a zvlášť zapsat do nástroje. To už není potřeba. Jednak lze Freelo napojit na všechny běžné kalendářové aplikace včetně Apple Kalendáře tak, abyste v něm viděli úkoly. Google kalendář má navíc obousměrné propojení. Nastavíte ho tak, aby když si do něj zapíšete událost, rovnou vám vytvořila i úkol v To-Do listu. Když pak úkol ve Freelu upravíte, automaticky se to propíše i do kalendáře. 

Tuto funkci využijete například, když nejste u počítače a potřebujete druhé straně hodit schůzku do kalendáře. Takto klientovi pošlete pozvánku do kalendáře a zároveň si vytvoříte úkol ve Freelu. 

• Upozornění chodí, jen když chceme a na co chceme

Notifikace lze omezit, abyste mohli nerušeně pracovat. 🔕

• Nastavte, na co chcete upozorňovat. Chcete upozornit, když někdo okomentuje váš úkol, když vám úkol přiřadí, nebo ho dokončí? Může být. Říká se tomu sledování. Sledování si nastavte třeba jen na projekty, na kterých aktuálně pracujete. Jakmile dokončíte svou část práce, klidně ze sledování odejdete. 
• Dobu, kdy upozornění chodí, lze taky nastavit. Zvolte upozornění jen v pracovní době a  volný čas si užívejte nerušeně.

Notifikace lze podpořit, aby vám nic důležitého neuniklo. 

• Když úkol nebudete řešit hned a nechcete na něj zapomenout, nastavíte si na něj připomínku.
• Aplikace umí i push notifikace a zasílání upozornění e-mailem. 

Obrázek 11: Notifikace vypadají podobně jako na Facebooku. Umí toho ale víc.

TIP LETEMSVETEMAPPLEM.EU

Jakkoliv jsou notifikace nápomocné, umí také dost rozptylovat a jsou důvodem, proč někdy hluboká práce nefunguje. Nepřehlédněte proto řešení ve formě iPhone funkce Soustředění. Obsahuje několik podskupin jako Spánek, Práce a Osobní a pro každou si nastavujete specifická pravidla notifikací. Rozhodně se vyplatí tomu nastavení pár minut obětovat, protože díky lepšímu soustředění na práci se vám za chvíli vrátí. Adekvátně potřebám si nastavte i notifikace na Apple Watch, které budou buď zrcadlit nastavení iPhonu nebo nikoliv. 

Obrázek 12: Otevřete v iPhonu aplikaci Watch, klikněte na Oznámení, scrollujte na Zrcadlit upozornění na iPhonu z a pak buď zaškrtněte nebo odškrtněte Freelo podle toho, co preferujete.

• Propojení s Google Dokumenty 

Jediné, na co Freelo nepoužíváme, je samotné psaní článků. Obsahuje sice funkci poznámky, ale i když mají nějaké formátovací funkce, hodí se spíše na kratší texty, například návody, které chcete připnout k úkolu nebo projektu. Články proto píšeme klasicky v Google Dokumentech, protože se nám to pro sdílení a komentování nejlépe osvědčilo. 

Oproti použití Google Docs bez Freela, je to s Freelem přece jen o něco příjemnější. Stávalo se nám totiž, že někdo něco uložil do špatné složky, nebo omylem přesunul, a pak jsme to nemohli najít. Teď si vždy dáme link na všechny relevantní dokumenty přímo do úkolu, takže je vždy snadno najdeme. 

Obrázek 13: Takto si sepisujeme návody a poznámky, které využíváme při psaní článků. Modré odkazy vedou na Google Dokumenty. 

• Bezpečí především

Tvůrci důsledně dbají na bezpečnost dat a dělají pravidelné audity s odborníky. Data z aplikace i desktopu jsou šifrovaná a zálohovaná. Chráněné jsou servery i interní technika. Uživatelé mají k dispozici 2FA ověření. Bezpečnost zkrátka není jen položka v checklistu, ale priorita. 

Díky mobilní aplikaci je Freelo všude s námi

Jak bylo řečeno výše, Freelo je multiplatformní aplikace, která funguje na cloudu. Do telefonu si stáhnete aplikaci z App Storu, přihlásíte se a jedete. Před pěti lety nebyl mezi mobilní aplikací a využitím mobilního webového prohlížeče rozdíl, což jsme kritizovali. Nyní má mobilní aplikace několik nezanedbatelných výhod. 

• Do komentáře můžete rovnou fotit. 
• Push notifikace.
• Snazší stahování souborů.
• Při prohlížení galerie si obrázek zvětšíte gestem roztažení prstů. 
• Když se nepodaří doručit notifikaci v mobilní aplikaci, tak se jí pokusí doručit znovu. Dříve se taková notifikace na zařízení již nedostala. 

Obrázek 14: V mobilní aplikaci je možnost soubor do komentáře rovnou vyfotit.

V App Storu najdete aplikaci pouze pro iPhone nebo iPad (androidí verzi pro mobil a tablet najdete v Google Play). Aplikaci pro Mac Freelo sice nemá, ale tzv. PWA (Progressive Web App) je téměř plnohodnotnou náhradou. Vypadá i chová se jako klasická aplikace. Umí push notifikace a jde přidat do Docku / na lištu. Jen má tu nevýhodu, že nefunguje bez přístupu na internet. Ale internet je v dnešní době nutnost a skoro lidské právo. 

Technické požadavky aplikace:

• iPhone: iOS 13.0 a vyšší
• iPad: iPadOS 13.0 a vyšší
• Mac: macOS 11.0 a vyšší a Apple M1 čip nebo novější. 

Mobilní aplikace je nutnost jako doplněk k desktopovému Freelu při práci v terénu. Díky tomu, že disponuje všemi funkcemi, pohodlně úkoly vytvoříte, delegujete nebo na ně odpovíte už po cestě do práce nebo při přesunu na schůzky (pokud neřídíte 😉).

Kolik to bude stát? Začínáte na nule

V prvních 14 dnech od registrace zdarma vyzkoušíte všechny funkce a až poté se rozhodnete, zda chcete zůstat Free (což můžete napořád, jen budete limitováni velikostí týmu a počtem projektů), nebo zda si vyberete jeden ze tří placených tarifů – Freelance, Team, nebo Business.

Častou volbu tvoří tarif Team, který nemá žádná omezení z hlediska počtu uživatelů ani projektů. Vyjde na 1 792 Kč měsíčně bez DPH při roční platbě. 

Business tarif nabízí navíc zobrazení úkolů v Timeline, projektové, uživatelské a týmové insights, vazby úkolů a další funkce. Jako u jediného se jeho cena odvíjí od počtu uživatelů. Nově je dostupný i pro menší týmy o 5, 10 nebo 15 uživatelích (dříve bylo minimum 20). 

Pokud máte IČO mladší než 1 rok, zažádejte si o 50% slevu na první roční fakturu. 

Resumé

1. Freelo zajišťuje hladký chod týmu, protože umožňuje efektivní komunikaci, ve které nic nezapadne. 
2. Je ideální pro týmy menší (5–20 lidí) i střední (20–100), jako jsou v agenturách, e-shopech, městských zastupitelstvech apod. 
3. Má nadstandardní zákaznickou podporu v češtině (jak naživo, tak v podobě návodů a webinářů). 
4. Mobilní aplikace má všechny funkce jako desktopová verze plus nějaké navíc (např. focení do komentáře.) Proto perfektně doplňuje desktopovou verzi při práci v terénu (s připojením na internet).

Finální verdikt: doporučujeme.

Kdo za Freelem stojí

Freelo mají na svědomí 3 kluci z Pardubic, kteří se potkali na univerzitě – Karel Borkovec, Karel Dytrych a Jan Kulda. Před 7 lety vše dělali sami. Dnes mají třicetičlenný tým. 

S efektivní komunikací, trackováním času a tvorbou procesních šablon Freelo pomáhá více než 80 000 uživatelů, mezi které patří firmy jako Olympus, CZC.cz a Kärcher i města a samosprávy (Praha 7, Ostrava) a další organizace.