6 signálů, kdy jablíčkář potřebuje systém pro řízení firmy

Komerční sdělení: Vybudovat malou firmu v dnešní době není jednoduché. Porazit konkurenci, poprat se s byrokracií, zviditelnit se v dobrém světle, získat si přízeň zákazníků a následně postupně zvyšovat zisky, to jsou ty dobré momenty v podnikání. 

Bohužel jsou zde i chvíle, které tak zábavné nejsou a souvisí s každodenním řízením malé firmy. Počínaje projekty a úkoly, které musíte řídit, termíny, které nesmíte opomenout, rozpočty a finance, které je třeba neustále hlídat až po administrativu, fakturaci a případné řízení malého týmu konče.

Abychom v tom měli alespoň nějaký přehled, tak většina z nás začíná poznámkami na papíře, tabulkami v excelu, fakturačním softwarem, kalendářem… Ovšem v určitém okamžiku se v tom přestáváme orientovat, do naší každodenní práce se vloudí chaos, protože procesy nejsou propojeny, informace jsou na mnoha místech, každá aplikace se jinak ovládá. V tomto bodě se malé firmy rozhodují, že investice do kompletnějšího firemního nástroje, informačního systému, bude nezbytná.

Pokud už v tomto bodě jste nebo se k němu mílovými kroky blížíte, pak čtete dál.

Proč by malé firmy vůbec měly přemýšlet o řešení pro řízení podniku?

Software pro řízení firmy usnadňuje každodenní organizaci obchodu, projektů, úkolů, týmu nebo financí. Jednoduše řečeno, všechny důležité informace máte na jednom místě. Zvýšíte tím produktivitu, zajistíte si jasný přehled o odpovědnosti jednotlivých členů týmu, máte jasnou představu o stavu zakázek, můžete využívat automatizace, které vám šetří čas a celkově zefektivníte rutinní pracovní procesy a snadněji rozpoznáte překážky, které vám kazí radost z výsledku. Ušetřený čas pak můžete věnovat plánování či inovacím nebo obchodu, které posunou vaši firmu vpřed.

6 signálů, které ukazují, že je vaše malá firma připravena využít all-in-one firemní systém 

Nevíte, zda už nastal správný čas investovat do softwarového řešení pro řízení firmy? Zde najdete 6 poznávacích znamení, které vám usnadní rozhodování:

1/ Rychle rostete

Což je skvělá zpráva, na druhou stranu přibývá projektů, úkolů, termínů, které nesmíte prošvihnout a přibývá možná i lidí v týmu, které je třeba řídit. Často se tak může stát, že vzniknou fatální omyly a celkové řízení firmy je prostě časově i psychicky náročnější a tím i dražší. 

S firemním informačním systémem můžete lépe organizovat workflow své firmy, jasně delegovat úkoly jednotlivým členům týmu a zároveň vidět jejich pracovní vytížení (kdo už je plně vytížen a kdo zvládne vyřídit neočekávanou zakázku). Jednoduše identifikujete, na čem je třeba pracovat, co a kdy odevzdat nebo která zakázka hoří nejvíce.

2/ Potřebujete plánovat cash flow

Věděli jste, že 82 % malých firem má problémy s řízením cash flow a to až do takové míry, že přichází o zakázky a následně krachují?

Jestliže chcete plánovat vaše firemní cash flow lépe, mít představu do budoucna nebo vidět ziskovost projektů, pak je softwarový firemní nástroj, který takové možnosti nabízí, pro vás tím pravým. Získáte tak ucelený ekonomický přehled o firmě, zároveň vám kvalitní nástroj pomůže automatizovat různé administrativní činnosti např. generování faktur a automatické odeslání klientovi. 

3/ Využíváte množství aplikací, které spolu nekomunikují

Když jste začínali s podnikám, pravděpodobně jste kromě tužky a papíru využívali vícero různých nástrojů pro různé činnosti (fakturace, kalendáře, excel, papír, CRM, nástroj pro týmovou spolupráci, komunikaci a sdílení souborů…) s bezplatnými nebo těmi co nejlevnějšími tarify. 

Jestliže se vám daří a počet zakázek roste i váš tým, práce s vícero platformami může být časem chaotická a problematická. Až nakonec zjistíte, že trávíte více času administrativou než prací na konkrétní zakázce. Při nástupu nových zaměstnanců je pak nutné je důkladně proškolit na všechny firemní procesy a na všechny nástroje, které v týmu využíváte.

Tím, že se rozhodnete zvolit jeden komplexní softwarový nástroj tyto starosti eliminujete a nejdůležitější manažerské procesy ve firmě centralizujete.

4/ Potřebujete kvalitní data pro rozhodování

Nejen instinkt a odvaha je v podnikání potřeba, rostoucí firmy se neobejdou bez kvalitních analytických dat, které potřebují pro budoucí finanční prognózy, určení ziskovosti projektů a pro řízení cash flow. Jen se správnými daty jste schopni spolehlivě předvídat finanční toky na nejbližší týdny a měsíce nebo zjistit, které zakázky nejsou výdělečné podle vašich představ a kde vám protékají peníze z firmy mezi prsty.

5/ Mnoho času trávíte nad triviálními úkoly

Jsou úkoly, které za vás nikdo neudělá, vytvořit report, odeslat fakturu, upomenout kolegu. Ale s rostoucí firmou takových výrazně přibývá a času je pořád stejně. Dobrý firemní systém nabídne automatizace a automatická workflow, díky kterým pomůže šetřit čas i peníze při řešení opakujících se úkolů s nízkou přidanou hodnotou a administrativních firemních úkonů. Máte tak více času na podstatnější práci a také se vyhnete běžným chybám, které se stávají při manuálním zpracování úkolů.

6/ Intuice vám říká, že je čas se posunout dál

Spolu s daty a hmatatelnými signály nepodceňujte svůj instinkt a intuici. Pokud vám tedy napovídají, že je čas pořídit konsolidované softwarové řešení k řízení firmy, pak je poslechněte.

7/ Tip

Cloudová řešení umožňují využívat firemní informační systém odkudkoliv. Nemusíte nic instalovat. Pohybujete-li se v „terénu“, pak oceníte i mobilní aplikaci. Již zmiňované Caflou je kompatibilní s Apple produkty. 

Konečné rozhodnutí

Systém pro řízení firmy by vám i vašim kolegům a zaměstnancům měl ve finále ulehčit každodenní život, musí být snadno použitelný a poskytovat dobrou hodnotu na základě potřeb vaší firmy.

Caflou je software pro řízení firmy určený pro malé a střední podniky. Sada nástrojů je navržena tak, aby vám pomohla řídit všechny důležité obchodní procesy – od pracovních postupů až po ekonomiku firmy a fakturaci klientům – na jedné centrální platformě. Začněte s Caflou zdarma.