Pokud řídíte či jste se někdy snažili řídit byť jen malý sportovní oddíl, jistě mi dáte za pravdu, že se o nic jednoduchého nejedná. Osobně jsem se měl možnost před pár lety na řízení jednoho takového klubu – konkrétně městského florbalového – částečně podílet a přestože jsem pod sebou měl s kolegou jen dvě složky, zorganizovat vše tak, jak bylo potřeba, nebylo rozhodně nic jednoduchého – ba právě naopak. Ve zkratce se totiž dá říci, že starostí ohledně řízení klubu či jeho části je mnoho a bez skutečně kvalitního plánu například ve formě nejrůznějších elektronických deníků, komunikátorů a tak podobně jej zvládnete jen stěží. Jedno velmi zajímavé řešení usnadňující vedení sportovních klubů a potažmo i jiných organizací nabízí česká firma eos media s.r.o. Jmenuje se konkrétně eos club zone a jelikož se dle nás jedná o opravdu velmi zajímavý počin, pokusím se vám jej přiblížit v následujících řádcích.
Trocha teorie
Ještě než se pustíme do rozboru celé platformy, v krátkosti vám její klady přiblížím. Tvůrci popisují eos club zone jako efektivní online správu a komunikaci napříč členy klubu, která usnadní fungování klubu ve všech směrech, umožní komunikovat napříč jeho strukturami a díky tomu šetří práci, čas i peníze. Jak již bylo zmíněno výše, využít lze club zone nejen u sportovních klubů, ale třeba i u fitcenter a posiloven, u zájmových kroužků, mateřských školek či škol a vlastně prakticky v jakékoliv jiné organizaci, ve které je zkrátka a dobře potřeba komplexní přehled nad jejím fungováním.
Používání eos club zone není přínosem jen pro vedení klubů, ale i běžné členy či “řadové” trenéry. Zatímco vedení má k dispozici například rychlý přehled o veškerém dění v klubu včetně hlídání termínů, platformu pro sběr elektronických přihlášek či nejrůznějších potvrzení (například o zdravotní způsobilosti) či řešení pro GDPR a další administrativní záležitosti, běžní členové se zde dozví například o nominacích na zápasy, potažmo veškeré informace o nich. Vyřešit ale mohou přes eos třeba i omluvenky z tréninků nebo zkrátka jen komunikovat se zbytkem týmu/ klubu. A právě data z omluvenek slouží zase trenérům pro vedení elektronické docházky a třeba i skládání sestavy. Zkrátka a dobře, možností je neuvěřitelně mnoho a hlavní zbraní je to, že jsou zkrátka na jednom místě.
Ano, vést tabulku docházky na tréninky můžu samozřejmě i v Excelu, sestavu můžu vyvěsit na webovky klubu či facebookovou skupinu a komunikaci řešit přes týmovou skupinu na Messengeru nebo WhatsApp, ale to jen v případě, že váš klub čítá jen velmi málo členů a vy jste schopni všechny důležité záležitosti tak nějak udržet v hlavě. Jakmile se však musí řešit věci na více frontách, z vlastní zkušenosti mohu říci, že zorganizovat vše tak, jak je potřeba, je extrémně složité a to nikoliv proto, že by to člověk nedokázal namyslet, ale spíš proto, že se ztratí ve spleti x platforem, na kterých to musí řešit a zveřejnit. Komplexnost eos club zone je tedy v tomto směru skutečně skvělá a abych byl upřímný, velmi se mi líbí. Kdybych jí totiž mohl využívat i tehdy, život by byl hned jednodušší.
Jasně, využívání platformy není zadarmo (aktivace klubové sekce stojí 19 000 Kč bez DPH, přidání mobilní aplikace další 3000 Kč bez DPH a od 2. roku budete měsíčně platit od 399 Kč bez DPH (podle počtu členů klubu) za správu včetně všech aktualizací platformy a zákaznické podpory), potažmo si můžete předplatit další řadu věcí). Na druhou stranu si ale myslím, že pokud to vedení myslí s klubem opravdu vážně, nejedná se o částky, které by nešly zaplatit z klubového rozpočtu, který je ve většině případů živen jak městem či státem formou dotací, tak členskými příspěvky a sponzorskými dary, o které nemají kluby nouzi.
Práce s platformou
Jak jste již asi pochopili z předešlých řádků, platforma eos club zone je velmi komplexní nástroj. O to víc mě překvapila její uživatelská přívětivost, která je dle mého názoru skutečně skvělá. Na první pohled je totiž jasné, že je platforma vytvořena s důrazem na jednoduché ovládání a celkovou snadnou pochopitelnost lidí na všech úrovních klubu, což je naprosto klíčové. Přeci jen, pomáhat má nejen vedení, ale třeba i žáčkům, elévům ve velmi nízkém věku či veteránské sekci, ve které se v některých sportech objevují i důchodci. Právě z pohledu sportovního vedení bych se rád na celou platformu v následujících řádcích i podíval, jelikož mi je z logiky věci nejblíže. Zabývat se navíc primárně budeme pohledem na webovou verzi, byť je k dispozici i mobilní aplikace. Ta je určená pro členy, aby mohli pohotově komunikovat, a všechny své povinnosti hbitě vyřešit na telefonu. Vedení klubu pak vše spravuje a konfiguruje ve webové verzi, která je ale také v mobilních zařízeních plně responzivní.
Fotogalerie
Využívání nebo chcete-li ovládání celé platformy je založeno na bočním rozklikávacím menu, skrze které se lze dostat do jednotlivých sekcí platformy. V mém případě klubového vedení se jednalo konkrétně o sekce Klubová zeď, Moje týmy a zdi, Dokumenty a soubory, E-přihlášky, Nominace, Pořádání, Kontaktovat správce a Oficiální web. K dispozici je rovněž proklik na aktuální či minulé sezóny, pokud by například bylo něco potřeba zpětně dohledat.
Názvy jednotlivých sekcí mluví samy za sebe. Například Klubová zeď funguje, jak asi očekáváte, víceméně stejně jako zeď na Facebooku, takže jí můžete de facto využít jako veřejnou nástěnku pro připnutí informací, které by měli členové vašeho klubu vědět. Kromě této možnosti zdi je pak samozřejmě k dispozici i zeď týmová, která slouží ke komunikaci jen na úrovni daného týmu, což je rozhodně fajn, jelikož to výrazně napomáhá v přehlednosti celé platformy. Přeci jen, elitní tým mužů by asi moc nezajímalo, že se trénink elévků přesouvá výjimečně z úterka na středu. Velmi užitečnou vychytávkou je pak dle mého notifikační systém na všechny nové příspěvky a odpovědi v nich, který využívá jak mail, tak notifikace v aplikaci na smartphonech. Není tedy prakticky možné, aby vám cokoliv zásadního uniklo.
Kromě komunikace na bázi týmu pak slouží týmová zeď i k jednoduchému dohledání veškerých důležitých dokumentů ohledně daného týmu (a to jak pro realizační tým a vedení, tak i hráče), tak i k dohledání tréninkového rozpisu přímo v kalendáři, zápasů a nominací na ně. Nechybí ale ani proklik na docházku na tréninky či samozřejmě kompletní soupisku spolu s realizačním týmem, přes kterou lze jakéhokoliv člena jednoduše zkontaktovat skrze telefon nebo mail, nebo jej vyškrtnout ze soupisky či u něj zkontrolovat členské příspěvky a tak podobně. Samozřejmě pak platí, že ne každý uživatel eos club zone má přístup ke všemu – například hráčům není umožněn pohled na stav plateb a tak podobně, jelikož by jim to zkrátka bylo k ničemu. Myslím si, že právě týmové zdi a de facto týmové profily jsou asi tou nejsilnější zbraní celé platformy, jelikož dokáží poskytnout skoro až neuvěřitelně ucelený pohled na strukturu daného týmu z naprosto všech úhlů jeho fungování. Za celkové zpracování této sekce tedy musím tvůrce rozhodně pochválit.
Další sekcí jsou Dokumenty a soubory, ve kterých naleznete dle očekávání veškeré dokumenty, soubory, formuláře a podobné věci nahrané do platformy pro členy klubu. Jednat se tedy může například o nejrůznější registrační formuláře či přihlášky do soutěží, ale třeba i informace ohledně zdravotních prohlídek, na které klade stát v amatérských, poloprofesionálních i profesionálních soutěžích čím dál větší důraz a je proto určitě fajn mít možnost stáhnout z jednoho místa vše potřebné, co od lékaře potřebuji. Jedná se zpravidla o zdravotní dotazník poskládaný vedením daného sportu, který musí vyplnit lékaři a bez kterého se na hřiště člověk zkrátka nepodívá. Jasně, i tohle se dá samozřejmě řešit přes ulož.to, facebookové zdi a podobné věci, ale pokud je dokument potřeba rozšířit mezi stovky lidí, vytvoření jednoho “stahovacího” místa, kde jej najdou naprosto všichni a to navíc velmi jednoduše zkrátka potěší. Samozřejmě pak platí, že tuto sekci může spravovat jen vedení klubu, takže se nemusíte obávat toho, že by do ní členové týmů nahrávali například fotky či podobné hlouposti. Bez zelené od vedení to totiž nesvedou.
Velmi užitečnou sekcí jsou i E-přihlášky, které slouží zjednodušeně řečeno ke zjišťování zájmu o nejrůznější události “navíc” – tedy například neligové turnaje, klubová soustředění a tak podobně. Přihlášky fungují podobně jako události na Facebooku, kdy k nim lze připsat spousta doplňujících informací v čele s kapacitou či cenou a následně na ně sbíráte “Zúčastnit se”. Fajn je, že u každé miniudálosti svítí vcelku výrazně upozornění na to, že přihlášení lze ještě provést, protože zjišťování zájmu stále probíhá. Člen týmu by jej tak prošvihnout neměl – tedy není-li úplné nemehlo. Pochválit zde tvůrce musím i za to, jak si poradili s platebním systémem – respektive jeho přehledností. Platba spojená s e-přihláškou se potvrzeným účastníkům automaticky vygeneruje a dostanou notifikaci, což je nanejvýš příjemná featurka. I zde se dá opět hovořit o skvělém zjednodušení práce pro vedení klubu, jelikož organizace doprovodných aktivit není vůbec jednoduchou záležitostí – ba právě naopak. Z vlastní zkušenosti mohu říci, že právě organizace neligových “letních” turnájků ve florbale, kterých jsme se velmi rádi v minulosti s kamarády účastnili, bylo daleko větší peklo než projít celou oficiální sezónou. Spojit se totiž s více lidmi, domluvit se na účasti, ceně, ubytování a všem podobném a to ideálně v nějakém rozumném časovém horizontu se totiž opravdu moc nedařilo a upřímně věřím tomu, že to tak má 99 % menších klubů, kde se hraje takříkajíc za párek a pivo. Pro větší kluby se pak samozřejmě jedná “jen” o další skvělé zpřehlednění jinak dobře fungující struktury.
Předposlední velmi důležitou sekcí je Nominace, ve které získáte rychlý přístup k nominacím vašich týmů na jednotlivé zápasy. Samozřejmě platí, že členové budou mít k dispozici jen ty nominace, které se jich přímo týkají, vedení pak naopak všechny. Dohledat je zde možné jak nadcházející nominace na události, tak skončené či probíhající. Fajn je, že se z této sekce dá kromě zjištění toho, zda mě má trenér v plánu nasadit, i velmi snadno prokliknout na detail dané události – tedy většinou zápasu. Okamžitě tak budete vědět, kde a kdy se hraje, tudíž v kolik vyjedete a v kolik se naopak vrátíte domů. Vše lze samozřejmě stejně jako ve všech předešlých případech komentovat, díky čemuž je celková organizace zápasu opět velmi jednoduchá a hlavně transparentní.
Jako poslední tu máme sekci pořádání, která se vztahuje k pořádání nejrůznějších události v čele s domácími zápasy a tak podobně. Na ty je totiž vždy potřeba zajistit pořadatelskou službu ve formě zapisovatelů, podavačů míčů, rovnačů mantinelů, zdravotníků a tak podobně. A právě sekce pořádání všechny tyto úkony velmi zpřehlední a tedy ve výsledku i zjednoduší, jelikož poskytne vedení ucelený pohled na pořádání na jednom místě. Za pomoc na pořádání mohou pak členové sbírat bonusy na svá členská konta, za které mohou být následně dle nastavení klubu nějak odměněni.
Jak to tedy vše v globálu funguje?
Přestože věřím, že jste celkové fungování platformy z předešlých řádků již zcela pochopili, v krátkosti si jej dovolím ještě zrekapitulovat. eos club zone je tedy platformou, která propojuje celé kluby a spolky a to napříč všemi kategoriemi a sekcemi – tedy pokud je to potřeba. Obecně se dá říci, že vedení je schopné přes platformu prakticky cokoliv rychle dohledat či vykomunikovat se členy klubu prostřednictvím celé řady nástrojů ve formě textů podobných postům na Facebooku, miniudálostí či nejrůznějších dokumentů ke stažení. Členové klubu jsou pak schopni na tyto kroky reagovat komentáři, potažmo vyjadřováním účasti na jednotlivé akce. Navíc mají k dispozici skvělý přehled všeho důležitého, díky čemuž se nemůže stát – pokud je tedy eos club zone správně veden -, že by něco opomněli. Totéž pak platí i o vedení klubu a trenérech, kteří mají k dispozici veškerá důležitá data o týmech a potažmo jejich jednotlivých členech, která mohou různě analyzovat a poté v případě nutnosti s jednotlivými členy komunikovat – například kvůli prodlevám za platby či chybějícím dokumentům. Nemělo by se tedy stát, že se něco takového vypustí a následně se z toho stane velký problém – vše je totiž stále na očích. Je ale samozřejmě klíčové brát v potaz to, že aby platforma skutečně dokonale fungovala, musí na ní přejít kompletně celý klub a to bez výjimek, jelikož jedině tak lze zajistit 100% informovanost. To ale dle mého není vzhledem k tomu, že k využívání platformy stačí jen internetové připojení v dnešní době žádný problém.
Kdybych se pak měl zaměřit jen na management jako takový, pro něj nabízí platforma nepřeberné množství možností správy členské základny oddílu, který řídí a to i včetně nejrůznějších exportů dat, evidence veškerých plateb a tak podobně. Mimochodem, platební systém lze napojit přímo na elektronické bankovnictví, díky čemuž se v systému vše potřebné automaticky spáruje a vedení pak už nic nemusí sáhodlouze dohledávat podle variabilních symbolů a tak podobně. Samozřejmostí jsou pak notifikace na vše důležité – ostatně, jako u trenéru i členů.
Pro vedení klubu tvůrci platformy samozřejmě poskytují podporu i možnost společné konfigurace, díky čemuž si každý klub může prostředí své eos club zone nastavit přesně tak, jak potřebuje. Možnost spolehnout se při úvodním nastavování a dalším používání platformy na podporu ze strany jejího provozovatele je jistě fajn.
Resumé
Hned na úvod mého závěrečného hodnocení bych rád zdůraznil, že jej píše člověk, který pod sebou kluby se stovkami členů nikdy neměl a ani zřejmě mít nebude. Nicméně i já jakožto někdo, kdo se snažil o vedení týmů o nižších desítkách členů musím uznat, že je pro tyto účely podobná platforma naprosto dokonalá a jsem si naprosto jistý, že když by i mému bývalému já dokázala vytrhnout s jeho vedením piditýmu trn z paty, pro větší organizace musí být bez přehánění darem z nebes. Komplexnější nástroj pro správu organizace, který je zároveň velmi přehledný a díky tomu i využitelný prakticky kýmkoliv byste totiž hledali stěží. Jasně, nemá smysl si zde nalhávat že to, co vám eos club zone poskytne nelze vyřešit přes výše zmíněné Excely, Facebooky, Messengery a kdovíco ještě. Zatímco však přes tyto platformy budete i triviální věci řešit dlouhé desítky minut či hodiny, eos club zone to za vás udělá díky své přehlednosti de facto sám a to za pár vteřin. Klub či tým se pak o všem dozví jednoduše skrze notifikaci, což je věc, která platformu též částečně odlišuje od jiných řešení. Zefektivnění vaší práce tedy bude skutečně obrovské. Rozhodně bych se proto nebál dát eos club zone šanci, protože jsem přesvědčen o tom, že vás skutečně může posunout o kus dál.
Více informací o platformě eos club zone se dozvíte zde
