Komerční sdělení: Říká se, že úroveň nemocnice je taková, jako jsou její sestry. A podobně je to s rolí účetní – když ve firmě nefungují finance, je to zlé. A dnešní účetní už dávno neřeší jen má dáti, dal. Fungují spíš jako manažerky zajišťující správné nastavení pravidel pro automatizaci a analýzu finančních výstupů. A k tomu je potřeba mít po ruce chytré softwarové nástroje.
Legislativa je základ
Základem je aktualizovaná legislativa, aby se účetní mohli spolehnout, že účetní program zahrne všechny zákonem stanovené povinnosti a nestane se, že je nějaký řádek v přiznání či výkazu špatně. A že letos těch novinek v souvislosti s konsolidačním balíčkem nebylo málo.
A pak tady máme komunikaci s bankou. Jak zajistit automatické stahování bankovních výpisů, aby byly všechny finanční transakce ihned v účetnictví? Ověřte si, zda ekonomický software, o kterém uvažujete, umožňuje napojení na bankovní systémy, ideálně přes bankovní API. Když ne přímo v systému, tedy alespoň s využitím služby jako Finbricks, která zprostředkuje napojení na bankovní API většiny českých a slovenských bank.
Přiznání a výkazy včas
Užitečný software by měl dále zvládat podvojné účetnictví i daňovou evidenci, přiznání k DPH včetně exportů v xml, a hlavně automatické zaúčtování. To může mít hned několik podob. Nejlepší ale je, když se data z přijatých faktur a dalších dokladů vytěží přes speciální služby založené na umělé inteligenci a rovnou zaúčtují. Účetní jen zkontroluje, zda všechno sedí a případnou chybu snadno opraví. Uvidíte, jak bude vaše účetní nadšená.
Spolumajitelka naBOSO.cz Andrea Součková například v minulosti dělala faktury dva dny a DPH se řešilo poslední možný den o půlnoci. „Dříve jsem dva dny zadávala manuálně faktury, nestíhaly jsme. Nyní máme vše aktuální na denní bázi,“ říká CEO a spolumajitelka naBOSO.cz Andrea Součková, která si zjednodušila život díky softwaru ABRA Flexi propojeném se službou Digitoo na vytěžování faktur.
Díky AI je přepis dat z faktur hračka
Abyste měli představu, jak takové vytěžování vlastně funguje: „Vytěžení faktur si můžete vyzkoušet přímo na webu Digitoo, zvládneme to do 20 vteřin. Faktura může být ve formátu PDF, PNG, JPEG, TIF, TIFF, PDF nebo ISDOC. Ve druhém kroku naše umělá inteligence vyčtená data připraví k náhledu, který Vám pošle ke schválení. Když je to ok, rázem se ocitnou u vaší účetní, která je jedním kliknutím hromadně odešle do ABRA Flexi,“ popisuje zakladatelka projektu Digitoo Karin Fuentesová.
Užitečné je také propojení s e-shopem, odkud do Flexi můžete importovat objednávky nebo dokonce rovnou i vydané faktury. „Když se vše nastaví správně na typech dokladů, skladech a dalších položkách, importované vydané faktury z hlediska zaúčtování v podstatě nevyžadují zásah,“ říká software tester ABRA Flexi Zuzana Veselá. K dispozici jsou také hromadné změny na dokladech nebo upravené reporty o vzájemném zápočtu pohledávek s rozdílem s přesnou částku, kterou má daná firma doplatit. A samozřejmě import i export excelových souborů.
