Pokud chcete dělat v kanceláři na nějaké pozici nebo si hledáte práci, kde musíte používat počítač, je více než zřejmé, že se od vás bude vyžadovat práce s nějakým konkrétním programem. Nejčastěji se však určitě setkáte s programy MS Office, jako jsou Microsoft Word, Excel, Outlook, a mnoho dalších.
Ideální je, pokud některé programy z tohoto balíčku ovládáte na úrovni pokročilý a výše. No ale co když jste jen začátečník? V tomto článku vám prozradíme více o tomto balíčku, uděláme si průřez některými programy a dáme vám tipy, jak se můžete naučit pracovat a zlepšit se v práci s těmito programy i například pomocí kurzů Microsoft Office.
Microsoft Office
V dnešní digitální éře, kde je efektivní komunikace a práce s informacemi nebo daty jsou klíčovými dovednostmi, není žádným překvapením, že programy Microsoft Office patří mezi nejběžnější a nejpoužívanější nástroje. A nepoužívají se jen v práci. Do kontaktu s nimi přicházejí už i studenti na školách. Kromě jiných programů jsou sady balíky MS Office součástí malých firem až po velké korporáty, kde se všichni setkávají s programy jako Word, Excel, PowerPoint a Outlook v jejich každodenním pracovním prostředí.
Na Microsoft Office se není třeba dívat jen jako na sadu programů, ale jako na celý ekosystém, který dává možnost vytvářet, upravovat, sdílet a spravovat různé druhy dokumentů a dat. Od psaní zpráv, přes vytváření tabulek a prezentací, až po organizaci e-mailové komunikace a plánování schůzek a mnoho dalšího.
Základní programy sady MS Office, které zná téměř každý
Již jsme dosud trochu prozradili, že balík Microsoft Office nabízí širokou škálu programů, a také to, že mezi nejzákladnější a nejpoužívanější patří právě Word, Excel, Outlook, PowerPoint a Teams. Tyto programy jsou dobře známé a jistě je každý jeden z nás již někdy použil, minimálně Word, Excel nebo Powerpoint.
Každý z těchto programů má své specifické využití, ale pokud by přece někdo nevěděl, stručně vám tyto nejpoužívanější programy představíme.
Microsoft Word
Word je textový procesor, který se používá k vytváření, úpravě a formátování textových dokumentů. S Wordem můžete vytvářet různé typy dokumentů, jako jsou například písemné práce, reporty, dopisy, brožury, letáky a mnoho dalších. Tento program nabízí širokou škálu možností formátování textu, vložení obrázků, grafiky, tabulek a jiných prvků.
Microsoft Excel
Excel je tabulkový procesor, který se používá pro organizaci, analýzu a manipulaci s daty ve formě tabulek. Je naprosto skvělý na vytváření rozpočtů, sledování údajů, výpočty, grafy a další úkoly, které vyžadují práci s čísly. Excel nabízí řadu funkcí a nástrojů, jako jsou vzorce, filtry, tabulkové vzorce a makra, což umožňuje efektivně spravovat a analyzovat data. Ovládání tohoto programu na pokročilé a vyšší úrovni je na velmi mnoho pracovních pozicích tak úplným základem, takže, pokud s Excelem nejste až takoví kamarádi, rozhodně byste měli absolvovat kurz MS Office, kde se s trochou vaší snahy budete moci zlepšit ze začátečníka až na profesionála.
Microsoft Outlook
Při práci v různých firmách je základní složkou komunikování právě e-mail. Outlook se proto využívá nejčastěji a slouží ke správě e-mailové komunikace, kalendáře, úkolů a kontaktů. Je to víc než jen program pro zasílání a přijímání emailů – V Outlooku lze plánovat různé meetingy, úkoly a také si tam můžete sledovat termíny.
Microsoft PowerPoint
PowerPoint je program, který se používá k vytváření interaktivních a vizuálně atraktivních prezentací. Takže pokud v práci potřebujete něco odprezentovat před svými kolegy, nějaký projekt a podobně, s velmi velkou pravděpodobností pro přípravu prezentace využijete právě tento PowerPoint.
Microsoft Teams
Ke komunikaci ve firmách se kromě e-mailů používají i jiné komunikační platformy. Jednou z velmi oblíbených je právě Teams, který umožňuje vytvářet a spravovat týmová prostředí pro spolupráci a komunikaci. S Teams můžete snadno komunikovat se členy týmu prostřednictvím textových zpráv, hlasových hovorů, videohovorů a sdílení souborů. Pokud pracujete ve velkém korporatě, kde je více oddělení, komunikovat můžete is členy jiného oddělení a kontakty tak máte pěkně po kupce. Program nabízí také možnosti plánování setkání, sdílení obrazovky a spolupráce na dokumentech, což z něj činí ideální nástroj pro vzdálenou práci a spolupráci týmů.
Proč byste měli ovládat některé základní programy MS Office alespoň na pokročilé úrovni?
Ovládání základních programů MS Office na pokročilé úrovni je dnes nezbytností nejen v pracovním prostředí, ale také v osobním životě. Tady je pár důvodů, kvůli kterým byste měli mít zkušenost s programy MS Office na vyšší úrovni.
- Pracovní efektivita: Znalost MS Office vám umožňuje efektivně pracovat s dokumenty, tabulkami a prezentacemi. Pokročilé znalosti například v Excelu vám například umožňují vytvářet komplexní vzorce, tabulky a analýzy, což může vést k rychlejšímu a efektivnějšímu vykonávání úkolů, zpracování velkých dat a podobně.
- Konkurenční výhoda na trhu práce: Schopnost používat MS Office na pokročilé úrovni je často požadována ve většině pracovních pozic. Mnoho zaměstnavatelů očekává, že jejich zaměstnanci budou schopni vytvářet profesionální dokumenty, zpracovávat údaje v tabulkách a vytvářet poutavé prezentace. Takže pokud chcete mít vyšší šanci na to, abyste byli dokonalým adeptem na určitou pracovní pozici, měli byste rozhodně ovládat některé programy na vysoké úrovni.
- Analýza a vizualizace dat: V Excelu můžete využívat pokročilé nástroje pro analýzu a vizualizaci dat, což je velmi užitečné pro manažerské a analytické úkoly. Schopnost vytvářet komplexní grafy, tabulky a zpracovávat velké množství údajů vám umožňuje efektivně analyzovat podnikatelské procesy a rozhodovat na základě relevantních informací.
- Široké využití: Programy MS Office jsou široce využívány ve všech odvětvích a oblastech, od administrativy až po technická a kreativní odvětví. Bez ohledu na váš pracovní sektor, je pravděpodobné, že se budete setkávat s těmito programy a jejich pokročilými funkcemi. Takže pokud i víte, že se budete chtít v práci posouvat a zkoušet nová odvětví, perfektní znalosti některých programů vám budou rozhodně hrát do karet.
Jak si zlepšit své znalosti a dovednosti v MS Office?
Začněte tím, že si vyčleníte, ve kterých oblastech byste chtěli své dovednosti vylepšit. Možná to bude Word pro tvorbu dokumentů, Excel pro zpracování dat, PowerPoint pro tvorbu prezentací, nebo Outlook pro správu e-mailů nebo prostě z každého něco.
No a pak můžete začít hledat množství zdrojů, které vám pomohou dosáhnout vašich cílů. Například takový YouTube je plný bezplatných video tutoriálů, které vás doprovází krok za krokem přes různé funkce a triky v každém programu MS Office.
Další možností jsou online kurzy a školení, která se specializují na různé aspekty používání MS Office. Hledejte takové kurzy MS Office, které jsou rozděleny na úrovně a jsou dobře hodnoceny.
Ale nejvíc se naučíte tím, že všechno budete zkoušet v praxi. Ať už absolvujete kurz, nebo se budete učit z různých videí na internetu, vše co se naučíte zkoušejte, zkoušejte a zkoušejte v praxi na různých příkladech, dokud si ty znalosti neosvojíte. Snažte se používat různé funkce a nástroje MS Office v každodenních úkolech. Nebojte se zkoušet nové věci a učit se z vlastních chyb. Na těch se naučíte nejvíc.
